Met online boekhoudsoftware bespaar je heel wat tijd en geld. Bovendien beperk je de kans op fouten in de administratie tot een minimum. Wij geven drie tips om de voordelen van online boekhouden maximaal te benutten.
De boekhouding… Als ondernemer ontkom je er niet aan. Kleine ondernemers en zzp’ers kiezen er vaak voor om hun boekhouding in Excel te doen. Voor een eenvoudige administratie kun je daar best mee uit de voeten, maar het heeft ook een aantal nadelen. Wil je dus nooit meer gegevens hoeven overtikken en zo veel mogelijk taken automatiseren, dan is een boekhoudprogramma kopen altijd de beste oplossing. Kies je voor online boekhoudsoftware en gebruik je die optimaal, dan houd je alle tijd die je nodig hebt over om te ondernemen.
Tip 1: neem beslissingen op basis van inzichten
Als ondernemer wil je dagelijks op de hoogte zijn van alles wat er in je bedrijf gebeurt. Doordat online boekhoudsoftware gekoppeld is aan je bankaccount, heb je altijd real-time inzicht in je inkomsten en uitgaven. Financiële data helpen je daarbij inzicht krijgen in je kosten, zodat je weet of het verantwoord is om bepaalde kosten te maken. Wil je groeien of nieuwe markten aanboren, dan heb je inzicht nodig in je cashflow. Online boekhoudsoftware biedt je precies de juiste informatie die je nodig hebt om in de toekomst te kijken en goed onderbouwde beslissingen te nemen. Die informatie wordt ook nog eens heel inzichtelijk weergegeven, zodat je in één oogopslag ziet waar je aan toe bent. Zo loop je altijd net een stap voor en kom je nooit voor verrassingen te staan.
Tip 2: bespaar tijd en geld door zo veel mogelijk te automatiseren
Terugkerende betalingen doen, facturen inlezen en boeken, herinneringen voor onbetaalde facturen… Waarom zou je dat iedere keer opnieuw handmatig doen terwijl je dat gemakkelijk kunt overlaten aan je boekhoudsoftware. Die software kan documenten uit verschillende bronnen in je administratie halen en op de juiste plek in je administratie terecht laten komen.
Ook het invoeren van bonnen en facturen, een tijdrovende klus, is met slimme software voor factuurherkenning te automatiseren. Je scant ze met je smartphone of tablet en laat de software automatisch boekingen klaarzetten in de administratie. De software leert bovendien op basis van transacties uit het verleden en zorgt er zo voor dat inkoopfacturen en bankafschriften direct aan de juiste grootboekrekening worden toegewezen.
Tip 3: werk slimmer online samen met je accountant
Een boekhouding die bestaat uit allerlei losse bestanden en een schoenendoos met ongesorteerde bonnetjes? Daar heeft je accountant veel werk aan en jij moet steeds vragen beantwoorden of ontbrekende gegevens aanleveren. Als jij en je accountant dezelfde boekhoudsoftware gebruiken en online samenwerken, gaat alles een stuk sneller. Doordat de bonnen en facturen automatisch in de administratie komen, heeft je accountant er ook direct toegang toe. En dat zonder dat het nodig is allerlei verschillende programma’s te openen of bestanden heen en weer te sturen. Dankzij slimme dashboards waarin de financiële data worden gecombineerd, kan je accountant je tips en adviezen geven. Jij bepaalt welke gegevens je deelt met je accountant. Ook het goedkeuren van documenten zoals aangiftes en inkoopfacturen doe je gemakkelijk online.
