Ben jij al ondernemer? Of loop je met het idee rond om te starten? Iedere ondernemer, beginnend of ervaren, weet dat geld de levensader van een bedrijf is. Zonder voldoende inkomsten droogt houdt je bedrijf op te groeien. Valt de inkomende geldstroom verder weg, dan geraak je, als je niet uitkijkt, langzaamaan in de problemen. Je kunt dan natuurlijk weer hard aan de bak om nieuwe klanten binnen te halen. Of je kunt in de kosten gaan snijden en uiteindelijk misschien zelfs wel medewerkers ontslaan, maar leuk is dat allemaal natuurlijk niet. Het goed op orde hebben van de financiële kant van het ondernemen is daarom van levensbelang.
Een deel daarvan is een goede financiële planning, zodat je weet wat er komen gaat. Zo weet je of je geld hebt voor dat grotere kantoor of om een nieuwe medewerker aan te nemen. Maar ook in je day-to-day is er een hoop wat je kunt doen om jezelf niet alleen uit doe problemen te houden, maar ook om je financiële bedrijfsresultaat te maximaliseren en om te zorgen dat er altijd een goede cashflow is.
Accounts receivable management
Als je nieuwe business wint is dat natuurlijk leuk, maar onder aan de streep heb je er alleen iets aan als je nieuwe klant ook betaalt. Een niet-betalende klant betekent immers voor jou alleen maar kosten en verspilde tijd en moeite. En als een klant niet betaalt, dan is dat niet alleen verspilde tijd en energie en geld in het verleden, maar ook met vooruitwerkende kracht. De verantwoordelijkheid ligt immers bij jou als ondernemer om ervoor te zorgen dat je betaald krijgt.
Hoe zorg je ervoor dat je betaalt krijgt?
Deze vraag omvat waar het vakgebied genaamd accounts receivable management zich mee bezig houdt. In principe begint dit in de praktijk voor de meeste ondernemers vaak het met uitsturen van een factuur. Maar je kunt zeggen dat accounts receivable management al eerder begint. Eigenlijk begint goed accounts receivable management al bij de contractonderhandelingen of bij het maken van afspraken over de af te nemen producten en diensten. In dit stadium kun je bijvoorbeeld al afspreken of er sprake is van deelbetalingen voor deelleveringen. Dit kan een hoop gedoe schelen.
Accounts receivable management: de factuur eruit… en wat dan?
Wanneer je de factuur de deur uit doet, dan zal het grootste deel van je klanten waarschijnlijk binnen niet al te lange tijd betalen. Soms moeten ze de factuur even doorzetten naar de financiële afdeling of naar de collega die de financiën op zich neemt. En soms moet je ze dan nog even vragen deze collega(‘s) even aan de mouw te trekken. Maar vaak trekt de boel zich dan wel weer vlot recht.
Betalen ze dan nog niet, dan stuur je in de regel eens een betalingsherinnering uit. En vaak komt de betaling dan weliswaar verlaat maar als nog binnen. Als de verwachte en/of verhoopte betaling dan nog steeds uitblijft, dan verandert de zaak wel even. Zeker als het een klant is waar al een langdurige relatie mee bestaat. En al helemaal als er toekomstige leveringen gepland staan. Dan wordt de vraag ineens niet meer hoeveel omzet dat gaat opleveren, maar hoeveel geld je mogelijk mis gaat lopen.
Maar ook bij klanten waar een kortstondigere relatie mee is geweest vormt een dergelijke situatie natuurlijk een dillemma. Afhankelijk van het type bedrijf zijn er dan een aantal zaken mogelijk. Is het een grotere organisatie, dan is er wellicht een financiële afdeling waar je even contact mee kunt opnemen. Binnen een kleinere organisatie kan het natuurlijk ook zijn dat er een juridisch geschoolde medewerker actief is. Deze kan dan wellicht een juridisch klinkend en lichtelijk dreigend briefje opstellen. Vaak doet dat als nog het werk.
Het belang van goed accounts receivable management
Accounts receivable management is direct verbonden met de winstgevendheid en in sommige gevallen ook met de mate van liquiditeit van je bedrijf. Het kan bepalend zijn of je bedrijf kan blijven bestaan of dat je moet stoppen.
Zeker in economisch mindere tijden worden betalingstermijnen vaak langer. Dit zorgt ook voor goed draaiende ondernemingen voor een grotere druk op de cashflow. Het innen van geld kost dan méér tijd en dus geld. En het aantal betalingen dat uiteindelijk uitblijft groeit ook. Want het aantal faillissementen stijgt en een failliete klant zal niet meer betalen. En ook bedrijven die weliswaar (nog) niet failliet zijn, maar die het financieel wel zwaar hebben, die zullen mogelijk jouw betaling ook op de lange baan plaatsen. Goed accounts receivable management is daarom van groot belangrijk voor de financiële gezondheid van jouw onderneming of van het bedrijf waar je werkt.
Een professioneel accounts receivable management agency
Er is veel wat je zelf kunt als ondernemer. En intern kun je de meeste zaken waarschijnlijk prima oppakken. Maar uit gesprekken die we met meerdere ondernemers hebben gevoerd blijft: er kan een punt komen dat het je met de competenties van je organisatie niet lukt om de factuur die nooit betaald is alsnog geïnd te krijgen. Daarom is hun ervaring dat het dan beter kan zijn om een accounts receivable management agency in te schakelen.
De keuze voor een accounts receivable management agency en wat een goed bureau is voor jou hangt van een aantal zaken af. In de eerste plaats hangt het af van je klantenbasis. Werk je vooral met consumenten, dan zijn de bedragen vaak lager dan bij zakelijke transacties. Er is een speciaal deel van de accounts receivable management markt die zich hiermee bezig houdt en dat heet het business to consumer (B2C) segment. Heb je een zakelijke klant die niet betaalt, dan kom je bij het B2B segment terecht. Bij zakelijke klanten liggen de bedragen niet alleen vaak vele malen hoger, ook kunnen er complicerende zaken zijn. Zeker bij grensoverschrijdende transacties kunnen zaken als taal- en cultuurbarrieres en verschillende valuta en verschillende rechtssystemen een rol spelen. Dit laatste is een subsegment van het B2B-segment, en er zijn wereldwijd een aantal bureaus, waaronder het van oorsprong Nederlandse Atradius Collections, dat zich hiermee bezig houdt. Grote spelers als Atradius houden zich ook met binnenlandse zaken bezig, maar het verschil hierbij is dat er meer spelers (met name ook in het MKB segment) zijn die hierin vergelijkbare diensten kunnen aanbieden. Typ voor de grap eens ‘accounts receivable management’ in Google in voor een idee van het grote aantal partijen dat zich hier mee bezig houdt.
Trends in het land van accounts receivable management
Op zich is het idee dat je debiteuren achter de broek aan moet zitten net zo oud als geld zelf. En het idee dat je dit kunt laten doen door iemand anders bestaat ook al eeuwen. Veel zaken binnen accounts receivable management zijn daarom door de tijd gevormd. Toch zijn er een aantal zaken die relatief nieuw zijn.
Een van de zaken is dat er veel meer internationaal zaken wordt gedaan. Binnen Europa zijn een aantal dingen behoorlijk strakgetrokken om het zaken doen tussen Europese landen te faciliteren. De introductie van de euro is hier een goed voorbeeld van. Maar het blijft het geval dat zaken doen met iemand in een ander land problemen kan opleveren. Een goed voorbeeld is die Italiaan die niets anders dan Italiaans spreekt. Als hij of zij dan niet betaalt, dan kan het de hele situatie flink vergemakkelijken om iemand met hem in gesprek te laten gaan die ook Italiaans spreekt. Wellicht kun je dan gewoon nette afspraken maken. Daarmee voorkom je niet alleen een rechtsgang, maar bovendien weet je het lange termijn-potentieel van de zakenrelatie wel te redden.
Wanneer je buiten Europa zaken doet, kunnen er andere zaken zijn die op allerlei manieren conflicten kunnen veroorzaken. Talen is hier ook zeker een factor die voor problemen kan zorgen. Maar wat als je klant in een land woont waar ze een andere wisselkoers gebruiken. Als er veel tijd zit tussen het plaatsen van de order en de levering van de producten of diensten, dan kan het zijn dat de wisselkoers in jouw nadeel veranderd is. Nog erger is als je bijvoorbeeld bederfelijke producten hebt geleverd, maar de douane moeilijk doet en daardoor je bestelling bedorven aankomt. Wie draait dan op voor de kosten? Vaak doe je er goed aan om hier van tevoren goede afspraken over te maken. Maar er is natuurlijk ook wetgeving die hier duidelijkheid in kan bieden.
Het spreekt tot de verbeelding dat dit soort situaties tot conflicten over het al dan niet moeten betalen kunnen leiden. Een goed accounts receivable management agency kan hierbij helpen, zeker als het internationale betalingsdisputen betreft.
Debiteurenbeheer software
Een belangrijke andere trend in het vakgebied van accounts receivable management is de komst van debiteurenbeheer software. Veel wat mensen traditioneel hebben gedaan, kunnen computers namelijk veel sneller en veel goedkoper doen. Hieronder valt onder andere het monitoren van inkomende betalingen, het kijken of het overgemaakte bedrag hoog genoeg is en het op basis daarvan bepalen of er gerappeleerd dient te worden.
Voor bedrijven die de stap hebben gemaakt van dit handmatig doen naar dit softwarematig te laten doen heeft dit een aantal consequenties. Ten eerste wordt er tijd bespaard. Hier staat uiteraard een kostenpost voor de software tegenover. Maar het punt dat de verkopers van dit type software, zoals Credit-IQ en Hiver, maken is dat de kostenbesparing de kosten voor de software uiteindelijk de financiële resultaten van het bedrijf verbetert.
