Het is zo gemakkelijk om tegenwoordig een digitaal bedrijf te starten. Je komt met een idee, je bouwt een website en je ziet de winst al binnenstromen. Helaas zijn de boekhoudvereisten voor online shops niet zo eenvoudig.
Dit komt omdat je, als je van plan bent om winst te gaan maken, deze correct moet worden geregistreerd en bij de Belastingdienst moet worden ingediend. Zorg er dus voor dat je het juiste bedrag voor jouw succes aan de Belastingdienst betaalt.
De boekhouding is een zakelijke component, die veel ondernemers liever vermijden, maar waar ze wel allemaal mee te maken hebben. Een goed boekhoudprogramma voor webshop is dan ook noodzakelijk.
Ik zal je vijf boekhoudtips geven waarmee je jouw webshop kunt helpen en kunt laten draaien op een manier, die laat zien hoe succesvol jouw webshop nu echt is.
1. Integreer boekhoudsoftware in jouw webshop
Misschien wel de allerbelangrijkste tip, die je in dit artikel krijgt, is dat je al jouw boekhoudsoftware met jouw webshop integreert. Dit zal de basis vormen om het meeste uit de andere vier behandelde tips te kunnen halen.
De reden hiervoor is dat het je zal helpen om jouw uitgaven te registreren, jouw belasting op het juiste spoor te houden en te begrijpen of je nu met winst of verlies werkt.
Veel online shops maken het je eenvoudig om financiële software ermee te integreren. Het maakt deel uit van hun verkoopargument om het jou zo gemakkelijk mogelijk te maken om een bedrijf te starten.
Hoe je dit doet, hangt natuurlijk van de provider af waar jij jouw webshop hebt gehost. Het proces werkt namelijk iets anders voor WooCommerce dan voor BigCommerce.
Je moet ook boekhoudsoftware kiezen die het beste bij je past, dus bekijk de beste opties en selecteer vervolgens degene, die aan jouw behoeften voldoet. Het kan raadzaam voor je zijn om met een accountmanager te gaan praten, zodat je begrijpt waarnaar je op zoek bent.
2. Kies voor de juiste betalingsgateway
Het selecteren van een goede betalingsgateway voor jouw online bedrijf is geen boekhoudkundige tip maar een noodzakelijke voorwaarde, die jouw bedrijf in staat stelt om geld te verdienen en de belastingaangifte correct in te dienen.
Via jouw betalingsgateway kunnen jouw klanten voor jouw producten betalen. Je kunt dit vervolgens met jouw boekhoudsoftware afstemmen, zodat je deze betalingen kunt bijhouden.
Dit is essentieel omdat het de omzet van jouw bedrijf laat zien, iets dat er om twee redenen toe doet.
Ten eerste laat het je zien hoeveel geld je werkelijk wel of niet verdient. Ten tweede laat het de Belastingdienst zien hoeveel geld jouw bedrijf omzet, zodat deze je correct kan belasten.
Het kiezen van jouw betalingsgateway is een belangrijke beslissing en ik raad je aan om de beschikbare opties zorgvuldig te onderzoeken voordat je een keuze maakt. Mijn tip is dat je bekijkt wat je mede-ondernemers over de verschillende betalingsgateways zeggen.
3. Zorg ervoor dat je de juiste fiscale instelling hebt
Je moet het juiste bedrag aan de Belastingdienst betalen en de juiste instelling in jouw online shop zorgt ervoor dat dit ook gebeurt – zo simpel is het.
Zoals bij veel dingen, die met jouw webshop te maken hebben, hangt het natuurlijk af van de websitebouwer, die je hebt gebruikt. Bekijk dus de handleidingen, blogs en de secties Veelgestelde vragen van Magento, Shopify, Squarespace of van welke provider je ook hebt geselecteerd.
Als je dit niet doet, zijn er twee ongewenste belastingscenario’s waarmee je te maken kunt krijgen:
- Je betaalt niet genoeg;
- Je betaalt te veel.
Als je niet genoeg belasting betaalt, wordt je gevraagd om het verschil te compenseren.
Dit kan zo simpel zijn als betalen wat je verschuldigd bent of het kan net zo problematisch zijn als het betalen van een boete. Hoe dan ook, de kans is groot dat je deze extra uitgave niet hebt gepland, dus zul je het verschil moeten verrekenen door het van jouw bedrijfsrekeningen te halen.
Als je te veel belasting betaalt, kun je deze terugvragen.
Dit kan net zo gemakkelijk zijn als het indienen van een belastingteruggave en het krijgen van jouw geld. Het kan echter net zo pijnlijk zijn als het doorlopen van een lang terugvorderingsproces, een proces dat tijd, middelen en geld uit jouw bedrijf zuigt. Hoe dan ook, op korte termijn heeft jouw bedrijf minder geld en dat kan jouw uitbreidingsplannen onnodig tegengehouden.
4. Registreer jouw werkelijke inkomsten en uitgaven
Het is niet voldoende om alleen vast te leggen wat je hebt verkocht en voor hoeveel: je hebt de werkelijke kosten nodig.
Wat ik met de werkelijke kosten bedoel, is alles wat er nodig is om jouw producten verkoopklaar te maken – vanaf het moment van conceptie tot het moment waarop ze worden verantwoord in jouw belastingaangiften bij de Belastingdienst.
Dit staat bekend als de kostprijs van verkochte goederen en omvat de volgende zaken (en meer):
- De vorming van ideeën of concepten.
- Marketing
- IT
- Fabricage
- Verpakking
- Distributie
- Klantenservice
Zoals je kunt zien, omvat het alles wat je kunt bedenken dat bij het verkopen van jouw producten komt kijken.
De reden dat dit zo belangrijk is, is dat het jou de bedrijfskosten voor jouw bedrijf kan vertellen. Het is niet genoeg om te zeggen dat het € 10 kost om jouw producten fysiek te maken, je verkoopt ze voor € 50 en dat daarom jouw winstmarge € 40 is.
Je moet over alles verantwoording afleggen, want het kan ook zijn dat de verborgen kosten € 50 bedragen, wat betekent dat je in feite € 10 op elk product dat je verkoopt verliest.
Mijn eerste tip is dan ook dat je echt begrijpt wat de kostprijs van verkochte goederen betekent. Mijn tweede tip is dat je met een boekhoudkundige een afspraak maakt. Want hoewel je jouw bedrijf van binnen en van buiten kent, kennen zij de kostprijs van verkochte goederen van binnen en van buiten. Dat betekent dat ze de kosten goed kunnen markeren, zodat ze niet over- of ondervertegenwoordigd worden.
Waarom is dit zo belangrijk? Omdat de kostprijs van verkochte goederen een uitgave is, wat betekent dat als je deze niet correct registreert, je ook niet het juiste bedrag aan de Belastingdienst kunt betalen.
5. Houd je aan jouw boekhoudkundige deadlines
Ik zal deze laatste tip kort en bondig houden, want er is echt niet zo veel over te vertellen. Je moet goed weten wat jouw boekhoudkundige deadlines zijn en je er ook aan houden.
Er zijn veel datums die je moet kennen en ik heb daarvoor de volgende tip: regel dit zelf.
Als je je echter zorgen maakt om op de hoogte te blijven, kun je een belastingkalender gebruiken of de hulp van een professional inroepen, om dit voor jou te doen.
Veel van wat ik in dit artikel heb gezegd, zijn eigenlijk eenvoudige dingen, die rond een centraal thema zijn geïnspireerd: weet wat jouw vereisten zijn en volg deze ook strict op.
Het is een boekhoudprincipe dat op elk bedrijf en op elke functie kan worden toegepast, maar het is nog belangrijker wanneer het om de rekeningen van jouw eigen bedrijf gaat.
