Organiseer je binnenkort een event? Dan is jou er uiteraard alles aan gelegen om ervoor te zorgen dat dit soepel verloopt. Helaas is dit geen uitgemaakte zaak. Er zijn genoeg events die in de soep lopen omdat er van tevoren niet goed over is nagedacht. Helaas weten veel mensen niet wat zij kunnen doen om dit te voorkomen. Wat dat betreft ben je hier aan het juiste adres. In deze tekst vertellen wij je namelijk hoe je ervoor zorgt dat een event vloeiend verloopt.
Brainstorm over het programma
Als de datum van het event dat je mag organiseren bekend is, begin je met de voorbereidingen. De meeste mensen zijn hartstikke enthousiast. Niet gek, want een event organiseren is leuk. Om ervoor te zorgen dat jouw evenement straks vloeiend verloopt, doe je er goed aan eerst een programma op te stellen. Dit kun je het beste doen door samen met anderen te brainstormen. Weet je niet goed hoe je moet beginnen? Koppel dan een thema aan het event. Dit maakt het bijvoorbeeld een stuk makkelijker om een geschikte spreker te vinden.
Stel een tijdschema op
Weet je inmiddels in grote lijnen hoe het programma eruit moet zien? Denk dan niet dat het event ook vloeiend verloopt, want zonder tijdschema gebeurt dit namelijk niet. Stel van tevoren daarom altijd een tijdschema op. Een strak schema heeft de voorkeur, zodat iedereen die iets moet regelen op de dag van het event precies, weet waar hij aan toe is. Ontferm je niet als enige over het tijdschema, maar laat anderen er ook een blik op werpen. Zo is de kans een stuk kleiner dat je dingen over het hoofd ziet, waardoor jouw event straks waarschijnlijk vloeiend verloopt. Beperk je overigens niet alleen maar tot het opstellen van een tijdschema. Op de dag van het event is het van belang dat jij je hier ook aan houdt.
Maak een checklist
Voor een event moet vaak van alles geregeld worden. Zo wil je misschien één of meerdere sprekers laten komen. Wanneer het event langere tijd duurt, wil je uiteraard dat het bezoekers aan niets ontbreekt. In dat geval moet je ook nadenken over de catering. En wat te denken van de locatie waar het event plaatsvindt. Dit zijn allemaal dingen die je ruim van tevoren moet regelen. Wanneer je dit niet doet, zijn de mogelijkheden waarschijnlijk behoorlijk beperkt. Om te voorkomen dat je belangrijke dingen vergeet, maak je een checklist. Door deze lijst puntje voor puntje af te werken, weet je zeker dat alles voor het event geregeld is.
Huur een dagvoorzitter in
Wanneer je ervoor wilt zorgen dat een event soepel verloopt, kun je ook een dagvoorzitter inhuren. Hij of zij neemt je publiek mee door het inhoudelijke programma en tilt het event naar een hoger niveau. Een dagvoorzitter is vaak de eerste persoon die mensen zien als zij binnenkomen. Hierdoor is hij niet alleen het gezicht van jouw event, maar ook van jouw bedrijf of organisatie. Kies nooit lukraak een dagvoorzitter, maar selecteer iemand die past bij het doel van jouw event. Op deze manier is de kans een stuk groter dat een event soepel verloopt.
