Terwijl de technologie werken op afstand steeds haalbaarder maakt, komen bedrijven tot de ontdekking dat het effectiever is werknemers ter plaatse te houden. Er zijn belangrijke nadelen aan werken op afstand en even belangrijke voordelen aan werken op kantoor.
Thuis werken of toch op kantoor? Wat werkt nou het beste?
Moeten bedrijven hun werknemers toestaan om thuis te werken? Met de communicatiemogelijkheden van het digitale tijdperk zijn de oude redenen om werknemers elke dag naar kantoor te laten pendelen immers niet meer van toepassing. Waarom zou je de pendeltijd niet afschaffen, kantoorruimte en -kosten besparen en hen op afstand laten werken? Dat is het argument van voorstanders van werken op afstand en veel vooruitstrevende bedrijven.
Is thuiswerken wel zo efficiënt?
Maar is werken op afstand echt efficiënter en productiever? Veel managers en bedrijfseigenaars hadden hun twijfels – twijfels die enigszins bevestigd werden toen Yahoo, een bedrijf dat tenslotte gespecialiseerd is in digitale communicatie, plotseling het einde van het werken op afstand aankondigde.
Uit onderzoek blijkt dat er niet alleen nadelen kleven aan werken of vergaderen op afstand, maar ook dat er belangrijke psychologische voordelen zitten aan het werken in een kantoorruimte Amsterdam.
Face to face meetings blijken efficiënter
Een belangrijk voordeel is gevat in de uitdrukking ‘face-to-face’: mensen kunnen elkaars gezicht zien, en niet alleen gezichten maar hele lichamen. Het is onmogelijk om de nuances van gezichtsuitdrukkingen, gebaren, lichaamstaal en zelfs de toon van de stem via een e-mail op te vangen. In feite leent een e-mail zich gemakkelijk voor misinterpretatie.
Zelfs in videoconferenties gaan veel van de nuances van lichaamstaal en toon verloren. En toch zijn zulke verbale en non-verbale gedragingen van vitaal belang voor een succesvol begrip en samenwerking tussen teamleden of deelnemers aan een vergadering.
Snel afgeleid wanneer je thuiswerkt
Bovendien ontdekte een onderzoek dat mensen die thuiswerken gemakkelijk afgeleid waren door andere werktaken, het controleren van e-mail, irrelevante nevengesprekken en andere afleidingen. Hierdoor zijn ze ook niet zo betrokken bij een vergadering als wanneer ze in de ruimte aanwezig zijn.
Mensen zijn van nature sociale wezens. Fysiek op dezelfde plaats zijn dient een primitieve menselijke behoefte. We zoeken contact met anderen en vermijden isolement. E-mail, teleconferenties of videoconferenties bevredigen deze behoefte niet.
Een ander voordeel van face-to-face interactie is dat beslissingen in real time genomen worden. De flexibiliteit van het “antwoord in je eigen tempo” kenmerk van e-mail kan nuttig zijn, maar het vertraagt ook het tempo van discussie en besluitvorming.
Face-to-face interacties kunnen ook meer ad hoc en minder formeel zijn dan e-mail gesprekken, die altijd een zekere structuur van formaliteit zullen hebben. Deelnemers aan vergaderingen of in teams ontwikkelen wat psychologen ‘uitwisselingsrelaties’ noemen, die gebouwd zijn op informele onderhandelingen, gunsten, beloften of afspraken. Zulke uitwisselingsrelaties zijn moeilijk te ontwikkelen via de technologie van e-mailberichten.
Werknemers hebben een beter begrip over hun rol wanneer ze op kantoor zijn
Werknemers op kantoor gaan ook een beter begrip ontwikkelen van hun rol in hun organisatie – hoe ze daarin passen – dan werknemers van buiten de organisatie. Ze zullen ook in staat zijn de cultuur van de organisatie vollediger en dieper te begrijpen.
Ook kunnen besprekingen en geïmproviseerde ontmoetingen tussen werknemers in een kantoor tot verrassende doorbraken en vernieuwende ideeën leiden. Dit soort discussies en ontmoetingen vinden minder snel plaats tussen werknemers die alleen via e-mail of Skype met elkaar verbonden zijn.
Conclusie
Misschien bestaan sommige traditionele praktijken echter om goede redenen. Werken op afstand voldoet misschien aan de werknemer-gerichte benadering van werk in de 21e eeuw, maar het scheiden van werknemers ondermijnt in feite de samenwerking, het teamwerk en de productiviteit.
Er kunnen situaties zijn waarin werken op afstand haalbaar is en zelfs de voorkeur verdient. Maar gezien de voordelen van face-to-face samenwerking en interactie, moeten deze situaties eerder als uitzonderingen dan als regel worden beschouwd. De beste aanpak is in feite om de optimale combinatie van werken op afstand en ter plaatse te vinden die je bedrijf het best helpt zijn doelen te bereiken.
