5 Dingen om te Overwegen bij het kiezen van een Kantoorruimte

De juiste locatie en de juiste ruimte kunnen echt een groot verschil voor je bedrijf maken. Als je op zoek bent naar een kantoorruimte via SKEPP, is wat voor een ruimte je kiest ongelooflijk belangrijk voor je bedrijf. Het heeft niet alleen invloed op je dagelijkse activiteiten en op het functioneren van je personeel, maar ook op het imago van je brand. Er zijn zoveel dingen die van invloed kunnen zijn op de keuze van je kantoorruimte, maar er zijn echter vijf factoren die absoluut cruciaal zijn. Als je één van deze factoren over het hoofd ziet, kun je weleens zeer teleurgesteld raken.

1. De locatie

“Locatie, locatie, locatie.” We hebben allemaal die beroemde uitdrukking wel gehoord, die duidelijk maakt hoe belangrijk de locatie bij het kiezen van een kantoorruimte is. Kantoorruimte huren Rotterdam is ook niet heel makkelijk dus een goede locatie vinden kost ook tijd.

Hier zijn twee echt belangrijke vragen die je jezelf moet stellen:

1. Kunnen mijn klanten de locatie gemakkelijk bereiken?
2. Kunnen mijn medewerkers gemakkelijk op de locatie komen?

Als je een kantoor vindt, dat aan deze twee punten voldoet, ben je goed op weg om een goede locatie te pakken te krijgen. Denk ook aan hoe veilig de buurt is en wat er allemaal in de omgeving van het kantoor zit. Is er een sportschool in de buurt? Een coffeeshop? Kun je na het werk naar de kroeg? Al deze zaken zijn belangrijk om je klanten en je personeel tevreden te houden!

2. De prijs

De prijs is voor de meeste bedrijven waarschijnlijk de belangrijkste factor bij het kiezen van een nieuw kantoorpand. Als je te weinig budget hebt, krijg je ofwel een kantoor waar je niet blij mee bent of moet je na een paar maanden weer verhuizen. Als je te veel uitgeeft, heb je misschien moeite om de huur te kunnen betalen of moet je weer opnieuw verhuizen omdat de ruimte te groot is. Geen van deze scenario’s is ideaal.

Hieronder staan een paar belangrijke vragen, die je jezelf moet stellen wanneer je een budget voor je nieuwe kantoorruimte bepaalt:

1. Kan ik het me veroorloven om nu voor dit kantoor een borg van drie maanden te betalen?
2. Heb ik naar eventuele verborgen kosten gevraagd? (Onderhoud, extra parkeerkosten etc.)
3. Is dit kantoor in vergelijking met kantoorruimtes in de omgeving redelijk geprijsd?

Vraag één geeft je een zeer brede indicatie van de betaalbaarheid en door naar de verborgen kosten te vragen, kun je jezelf beschermen tegen kosten, die je niet had verwacht. De derde vraag is simpelweg om ervoor te zorgen dat je de best mogelijke deal krijgt. Vergelijk de prijs altijd snel met andere kantoorruimtes in de buurt om er zo zeker van te zijn dat je waar voor je geld krijgt.

3. De oppervlakte

Het is wel duidelijk dat beide eerder genoemde factoren – de locatie en de prijs – van invloed zijn op de grootte van het pand dat je kiest, maar het is toch een belangrijk punt om te vermelden.

Over het algemeen wordt het aanbevolen om ongeveer 6,5m² per persoon te reserveren. Jij kent jouw bedrijf echter het beste. Als je werknemers bijvoorbeeld grotere bureaus of meer opslagruimte nodig hebben, moet je dit gemiddelde aanpassen.

Je moet ook kijken naar de ontvangstruimte en een kantine of een ruimte waar men in de pauze kan zitten. Je hebt natuurlijk een ruimte nodig om klanten te kunnen ontmoeten en jouw collega’s hebben een plek nodig om te kunnen lunchen!

Hier volgen een paar eenvoudige vragen, die je kunnen helpen bepalen of de kantoren waar je naar kijkt de juiste oppervlaktes hebben:

1. Zal er per persoon minimaal 6,5m² ruimte zijn?
2. Heb ik ruimte om in lijn met de groeiprognoses te kunnen groeien?
3. Heb ik een speciale ruimte voor vergaderingen met klanten?
4. Zullen mijn werknemers tevreden zijn met de ontspanningsruimte?

Het is natuurlijk logisch dat een krap kantoor de productiviteit vermindert, dus beknibbel niet op het vloeroppervlak.

4. De infrastructuur

Dit is voor sommige bedrijven een belangrijkere factor dan voor andere. Tegenwoordig zijn er echter niet veel bedrijven, die efficiënt kunnen functioneren zonder dat ze een betrouwbare internetverbinding hebben. Bij sommige kantoren, met name beheerde kantoren, is de internettoegang een onderdeel van hun huurprijs. Als je echter ergens privé huurt, moet je rekening houden met de kosten voor het gebruik van het internet.

De kwaliteit en de betrouwbaarheid van de service zijn ook belangrijk. Het heeft geen zin om te betalen voor een dienst, die constant wordt onderbroken of op een bijzonder drukke dag niet goed werkt.

Maar infrastructuur betekent natuurlijk niet alleen het internet. Hoe zit het met de telefoonverbindingen en kan er post worden bezorgd? Met mobiele telefoons, die tegenwoordig zo veel worden gebruikt, is het laatste misschien niet zo belangrijk maar toch is het bezorgen van post nog steeds cruciaal voor bijvoorbeeld aangetekende documenten of het bezorgen van fysieke items.

Hier is een reeks vragen om ervoor te zorgen dat de infrastructuur in je nieuwe kantoor toereikend zal zijn:

1. Heb ik de kosten van het internetgebruik meegerekend in de prijs, die ik voor deze ruimte moet betalen?
2. Kan ik contact opnemen met andere bedrijven in het gebouw om hun ervaringen met de infrastructuur te delen?
3. Heeft dit kantoor een speciaal postadres?
4. Kan ik de eigenaar om een snelheidstest vragen om er zeker van te zijn dat de ISP voldoende service biedt?

De snelheidstest is heel eenvoudig om te testen of het internet goed werkt. Als de service goed is, hoeft de eigenaar er niet lang over na te denken.

5. De stijl

Dit is wat mensen vaak over het hoofd zien als ze op zoek zijn naar nieuwe kantoren. Hoewel het raadzaam is om eerst rekening te houden met de ‘belangrijkere’ factoren zoals de vier, die hierboven zijn genoemd, is de stijl van het kantoor ook belangrijk.

Als jij een bedrijf bent dat hoopt ‘een merk of een brand’ te worden of je merkimago vanaf het begin wil beschermen, dan moet je hiermee rekening houden. Een kantoor kan een fantastische branding-tool zijn. Waarom denk je dat Apple zulke grootse plannen heeft en waarom zou jouw kantoor er anders moeten uitzien?

Hier zijn een paar dingen waarmee je rekening moet houden:

1. Welke andere bedrijven zijn actief op dit gebied? Is het in overeenstemming met de branche waarin ik me bevind?
2. Staat dit kantoor mij toe om de kantoorruimte zonder extra kosten aan te passen of te verbouwen?
3. Zou ik er trots op zijn om interieurfoto’s van deze kantoorruimte op onze website te plaatsen??

Als je een van deze vragen met nee beantwoordt, wil je er misschien nog eens over nadenken.

Sommige kantoren zullen extra kosten in rekening brengen voor simpele dingen zoals het schilderen van de muren of het ophangen van schilderijen. Zorg ervoor dat jij van tevoren weet waar je aan toe bent. Een onversierd kantoor zal je imago niet ten goede doen!