Stel je eens voor dat je een klein bedrijf hebt en dat je voor je inkomen afhankelijk bent van de betalingen van je klanten. Nu is er een klant die een openstaande factuur niet heeft betaald volgens je debiteurenbeheer, zelfs niet nadat je al een aantal herinneringen hebt verzonden. Het begint erop te lijken dat die klant probeert om onder de betaling uit te komen. Wat kun je dan doen? Je hebt verschillende opties, zoals bijvoorbeeld de factuur doorgeven aan een incassodienst of je moet juridische stappen gaan ondernemen in de hoop dat je dan een deel van je geld krijgt.
In dit artikel bespreken we acht manieren, die je kunnen helpen om ervoor te zorgen dat je klanten je op tijd betalen en we leggen je uit wat je kunt doen als ze dat niet doen.
1. Bekijk met wat voor een klant je in zee gaat
Voordat je ermee instemt om met iemand samen te werken, kun je eerst wat onderzoek naar die persoon doen. Heeft hij of zij de reputatie dat hij op tijd betaalt of weigeren andere kleine bedrijven vanwege de te late betalingen om met die persoon samen te werken? Als die potentiële klant een slechte reputatie heeft, kun je misschien beter van een samenwerking afzien.
2. Stel een contract op
Je moet voordat je aan het werk gaat elke klant een contract laten ondertekenen. Het contract moet het project of de werkzaamheden beschrijven, er moet instaan hoeveel de klant je zal betalen en wanneer de betalingen moeten worden voldaan. Er moet ook worden vermeld dat je bij een late betaling kosten in rekening brengt. Wees op voorhand duidelijk over hoe veel deze kosten zullen zijn. Op die manier is de klant, als jij juridische stappen moet ondernemen, wettelijk gebonden aan het contract.
3. Vraag bij grotere projecten om een vooruitbetaling
Veel kleine bedrijven vragen vooraf een percentage van de betaling. Sommigen bedrijven vragen ook om een betaling tijdens het project, wanneer elke fase is voltooid. Op deze manier kun je, als de klant de eerste factuur niet op tijd betaalt, stoppen met werken en weigeren om het project af te maken totdat je wel betaald krijgt. Of als ze niet vooraf willen betalen, kun je er over nadenken om helemaal niet aan die klus te beginnen.
4. Breng bij te laat betalen kosten in rekening
Kleine bedrijven moeten altijd als klanten hun facturen niet betalen kosten in rekening brengen. Stel regels op die je voor elke klant gebruikt en neem deze regels idealiter op in het contract of zet het op de facturen. Wees redelijk en wacht misschien uiterlijk 10 of 15 dagen met het in rekening brengen van de kosten.
Je kunt van tevoren een bericht sturen dat je als de klant niet binnen 48 uur betaalt kosten in rekening moet brengen omdat de factuur zo lang onbetaald is gebleven. Je hebt voor het geld gewerkt dus wees hier streng in want het is volkomen eerlijk als mensen hun afspraken niet nakomen. Blijf als ze na je herinnering nog steeds niet hebben betaald meer kosten in rekening brengen.
5. Probeer ook andere contactmethoden
Wat kun je doen als je contactpersoon dus niet op je berichten reageert? Probeer dan met iemand anders binnen het bedrijf contact op te nemen. Haal een e-mailadres of een telefoonnummer van de website, bekijk het LinkedIn-account of het social mediaprofiel. Als het verzenden van online berichten niet werkt, bel dan gewoon. Als dat niet werkt en de klant in dezelfde stad als jij is, ga dan langs bij het kantoor. Het is misschien niet de moeite waard voor een factuur van € 100 maar als de klant je duizenden euro’s verschuldigd is en maanden te laat is met betalen, kan een persoonlijk bezoekje de oplossing zijn.
6. Stop met werken
Het spreekt voor zich, maar doe niets meer voor een klant totdat de factuur is voldaan. Veel kleine bedrijven vragen halverwege de klus om een betaling om ervoor te zorgen dat de klant ook daadwerkelijk betaalt. Bovendien heb je zo meer invloed om die factuur betaald te krijgen omdat de helft van het project immers nog moet worden afgemaakt.
Doe geen werk meer totdat je je geld hebt. Zelfs nadat je betaald bent, kun je afhankelijk van hoe veel gedoe het was, overwegen om niet meer met die klant samen te werken. Probeer anders alleen in zee te gaan met klanten, die je op tijd zullen betalen.
7. Maak gebruik van factoring (debiteurenfinanciering)
Met factoring verkoop je je facturen aan een bedrijf. Meestal biedt het bedrijf je een percentage van wat de factuur waard is.
Let wel op de extra transactiekosten of aftrekpercentages. Een kwart verliezen van wat je verschuldigd bent, is natuurlijk niet ideaal maar als jij te veel tijd verspilt aan het proberen om iemand een rekening te laten betalen, levert factoring je wel een flink bedrag op en bespaart het je een hoop gedoe. Op die manier kun jij je weer concentreren op het doen van werk voor klanten, die hun facturen ook daadwerkelijk op tijd betalen.
8. Neem juridische stappen
Veel kleine bedrijven willen liever geen juridische stappen ondernemen omdat het duur, tijdrovend en een beetje zenuwslopend is. Maar als er een advocaat in je omgeving is, die redelijke tarieven vraagt voor het verzenden van brieven voor onbetaalde facturen, neem dan zeker contact op met die advocaat. Soms is alleen de dreiging van het nemen van juridische stappen al voldoende om mensen ertoe aan te zetten om te gaan betalen.
Je kunt de klant ook vertellen dat je een claim indient bij de rechtbank voor geringe vorderingen. Het land waarin je woont zal specifieke wetten hebben over wanneer je hiervoor in aanmerking kunt komen. Het gaat meestal om bedragen van een paar duizend euro maar zeker minder dan € 10.000.
Klanten hoeven geen misbruik van kleine bedrijven te maken. Laat zien dat je bereid bent om voor jezelf op te komen.
