Op kantoor is jouw bureau jouw commandocentrum en experts zeggen dat als je goed georganiseerd bent, dat kan helpen om de toon en het productiviteitsniveau van het werk te zetten.
Het kost echt niet zoveel tijd om georganiseerd te worden en ook te blijven. Bedenk eens hoe hectisch en gestrest je bent als je iets niet kunt vinden.
Hier zijn enkele tips van experts om jouw bureau voor maximale efficiëntie en productiviteit te organiseren:
- Zorg voor een goede indeling. Jouw beeldscherm moet zich op ooghoogte voor je en op ongeveer 45cm van jouw lichaam bevinden.
- Leg veelgebruikte items, zoals de telefoon of andere benodigdheden, aan jouw dominante kant om te voorkomen dat je eroverheen moet reiken.
- Let op jouw kantoorbenodigdheden. Benodigdheden die dagelijks worden gebruikt, kunnen op het bureau worden geplaatst. Artikelen die maar een paar keer per week worden gebruikt zoals papieren draagtassen, moeten in een la onder of naast het bureau worden geplaatst.
- Zelfs maar één keer per dag opstaan voor een potlood of een paperclip sluit je hersenen even af van het project waaraan je werkt en word je gedwongen om je opnieuw te concentreren.
- Het is ook het beste om soortgelijke items te groeperen. Al jouw kantoorbenodigdheden bij elkaar moeten worden bewaard, houd ze dan bij elkaar en verdeel ze niet over meerdere lades.
Beheer jouw inbox
E-mail is een gemakkelijke manier om te communiceren, maar het kan ook een grote afleiding zijn.
Als het een te grote afleiding wordt, dan is het aan te raden om gedurende de dag bepaalde perioden aan te wijzen om de e-mail te controleren en erop te reageren. De rest van de tijd is voor werk. Wees ook niet bang om de pop-upberichten van een nieuwe e-mail uit te schakelen als dit de werkstroom onderbreekt.
Zorg daarnaast dat je ergens een aparte lade hebt voor je post waar je bijvoorbeeld je c5 envelop bewaard.
Gebruik niet te veel Post-its
Als het om plaknotities gaat, is matiging echt het belangrijkste.
Jouw beeldscherm omkaderen met notities is niet het meest effectief. Ze hebben op dat moment hun nut al verloren. Gebruik ze voor belangrijke herinneringen op korte termijn.
Overdrijf niet met persoonlijke snuisterijen
Het evenwicht tussen werk en privé bewaren is, vooral op jouw bureau, niet gemakkelijk. Familiefoto’s, vakantiesouvenirs en andere snuisterijen kunnen tijdens de werkdag positieve gevoelens opwekken, maar te veel herinneringen kunnen ook een afleiding vormen.
Onze ogen zien alles en onze hersenen moet het verwerken – zelfs als we het ons niet realiseren. Een bureau vol spullen betekent vaak dat je onrust en chaos in je hoofd hebt.
Bewaar niet meer dan drie persoonlijke spulletjes op jouw bureau.
Omarm lege ruimte
Bewaar aan jouw dominante zijde een lege ruimte ter grote van een A4-formaat als een aangewezen werkruimte om het gemakkelijker te maken documenten te bekijken of te ondertekenen.
Geef prioriteit aan bepaalde werkzaamheden
Bewaar alleen relevante en actieve projecten en documenten op jouw bureau.
Wanneer er een back-up van het werk moet worden gemaakt, is het gemakkelijk om overweldigd te raken en de productiviteit te vertragen, dus hier volgt het advies om projecten te groeperen en om prioriteiten te stellen:
- Belangrijk en urgent
- Dringend, maar niet persé belangrijk
- Belangrijk, zonder urgentie
- Niet urgent en niet belangrijk
Verticale maphouders helpen voorkomen dat mappen op elkaar worden gestapeld en de mappen, die er bovenop liggen, over het hoofd worden gezien.
Beoordeel regelmatig opnieuw. Een bureau georganiseerd houden vereist regelmatig onderhoud en beoordelingen, dus zorg ervoor dat jij wekelijks jouw bureau bekijkt om er zeker van te zijn dat alles nog een plekje op jouw werkruimte verdient.
