Voor het maken van reizen en het vieren van vakanties geldt dat het gezelschap, waarmee je op pad gaat, minstens zo belangrijk is als de bestemming zelf. Eén van onze favoriete dingen om minstens één keer per jaar te doen, is met een groep vrienden een vriendenweekend te organiseren.
Bij het plannen van dit soort reisjes is het heel erg belangrijk dat je een gemakkelijk te bereiken locatie kiest (maar het moet er niet te druk zijn), voor heerlijk eten zorgt, een grote bungalow of ander soort accommodatie boekt, de juiste hoeveelheid alcohol meeneemt en natuurlijk een tiental goede vrienden mee vraagt.
Nu is het tijd om de stappen voor het succesvol organiseren van een vriendenweekend met je te doorlopen:
STAP 1: KIES EEN DATUM EN EEN LOCATIE
Als je met een groep van 10-20 vrienden een weekend samen weg wilt gaan, moet je dat ruim van tevoren organiseren.
Kies vervolgens waar je heen wilt. Is het hartje zomer en lijkt een kampeervakantie je leuk? Zo ja, hoe ver wil iedereen dan rijden? Wil je liever in de buurt van een meer of bij een rivier kamperen?
Willen jullie een huis huren? Wil je dat dan doen in een afgelegen plaatsje langs de kust waar je behalve het strand niet veel kunt doen? Of ga je op zoek naar een plek waar je ‘s avonds kunt uitgaan?
Zorg ervoor dat de groep dezelfde verwachtingen over het weekend heeft en dat ook de locatie bij de meerderheid in de smaak valt.
STAP 2: RESERVEER EEN ACCOMMODATIE
Nu je weet wanneer en waar jullie vriendenweekend zal plaatsvinden, is het tijd om de accommodatie te boeken. Wij organiseren ons vriendenweekend meestal in een vakantie, wat betekent dat we minstens vier maanden van tevoren moeten boeken om er zeker van te zijn dat er plek is. Hier heb je misschien geen last van als je een rustig weekend uitkiest of in het laagseizoen weggaat, maar goede locaties zijn snel volgeboekt.
Online vind je een groot aanbod aan huurwoningen. Kijk ook of de omgeving waar je naartoe wilt gaan bepaalde sites met huurwoningen in de buurt heeft. Voor druk bezochte locaties is dit meestal wel het geval.
Zorg er bij het bekijken van accommodaties voor dat je weet wat de wensen van de mensen uit de groep zijn. Hoeveel bedden moeten er zijn? Is een hot tub of een grote TV een wens? Wat is belangrijk voor de groep?
STAP 3: ONDERZOEK WELKE GROEPSACTIVITEITEN ER GEDAAN KUNNEN WORDEN
Het is leuk om tijdens de reis ook een groepsactiviteit te doen. Jullie kunnen bijvoorbeeld naar het strand gaan om een potje volleybal te spelen. Maar jullie kunnen ook een groepswandeling maken of lekker uit eten gaan.
Bekijk wat in de omgeving de mogelijkheden zijn en vraag ook waarin je vrienden zijn geïnteresseerd. Hoewel je natuurlijk niet met iedereen rekening kunt houden, helpt het je wel om een plan te kunnen maken. Als mensen willen gaan wandelen, zorg er dan voor dat je weet of er wandelroutes in de buurt zijn en hoe lang en inspannend het traject is. Deel dit ook met je vrienden, zodat ze eventuele benodigdheden kunnen meenemen.
Moedig je vrienden aan om eventueel activiteiten in kleine groepjes te doen. Het kan voor sommige mensen best lastig zijn om een weekend lang met 20 personen in hetzelfde huis door te brengen. Je kunt een paar mensen aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor de lunch, mensen die boodschappen kunnen gaan doen of een paar mensen, die samen een andere activiteit kunnen ondernemen.
STAP 4: PLAN HET MENU EN ZOEK HIERVOOR VRIJWILLIGERS
Een geweldige manier om het hele weekend heerlijk te eten, zonder dat dat jullie een vermogen kost, is om een paar vrienden tijdens het vriendenweekend hun lievelingsgerecht te laten koken. Zo maak je gemakkelijk een menu voor de vier tot zes grote maaltijden (het ontbijt en het diner) en het kan ook heel leuk zijn voor de chef om zijn gerecht te delen. Wij organiseren nu al vijf jaar vriendenweekenden en nu vechten mensen om wie welke maaltijd mag bereiden. In het begin was het altijd een gedoe om de maaltijden te plannen.
Vraag vrijwilligers om bijvoorbeeld een speciaal pastagerecht (gemakkelijk voor grote groepen), Mexicaans eten, een speciaal ontbijt of iets anders te bereiden. Als je voor elke maaltijd een paar assistent-koks hebt, zal het allemaal soepel verlopen. Je kunt zelfs dingen zoals lasagne of enchiladas van tevoren bereiden en gewoon in de oven zetten om het af te bakken.
Houd bij het kiezen van de maaltijden ook rekening met de kosten en het kopen van de ingrediënten. Als iedereen een groot bedrag in de pot moet doen om een bepaalde maaltijd te kunnen maken, is dat misschien niet de moeite waard. Er zijn tal van lekkere maaltijden, die je ook met een klein budget kunt klaarmaken. Pannenkoeken met spek als ontbijt of pasta carbonara als avondeten doet het altijd goed.
Vergeet ook de snacks niet!
Ook moet je een plan voor een gemakkelijk te maken ontbijt hebben. Wij bewaren dit ontbijt meestal voor de laatste ochtend omdat je aan het inpakken en opruimen bent. Sommige mensen staan vroeg op en het is dan handig als ze alvast iets te eten kunnen maken.
STAP 5: BOODSCHAPPEN DOEN EN INPAKKEN
Nu is het tijd voor het maken van een grote lijst! Laat elk van de vrienden, die gaan koken, je een boodschappenlijst sturen. Je moet eerst bekijken wat je bij de groothandel (Sligro) kunt inslaan en wat je nodig hebt uit de normale supermarkt.
Vraag een paar mensen om bij elkaar te komen zodat jullie samen inkopen kunnen gaan doen. Hoewel het heel leuk kan zijn om met een grote groep mensen naar de supermarkt te gaan, kan het willekeurig items in de kar gooien het wel stressvol maken. Zorg voor een planning.
Houd goed bij wat je uitgeeft. Je moet uiteindelijk alles bij elkaar optellen, inclusief de kosten voor de accommodatie en dat door alle deelnemers delen. Als jullie gaan kamperen zal het weekend minder dan €100 per persoon kosten. Als jullie iets moeten huren zal dit ongeveer €200 (voor drie nachten) zijn. Voor een weekend weg, waar eten en drinken is inbegrepen, is dit redelijk betaalbaar.
Regel ook wie de voorraden zal meenemen. Het eten en drinken, de extra kookbenodigdheden en in het geval van de camping moeten de pannen, de borden en het bestek ook nog op de plek van bestemming komen. Wij zorgen er ook altijd voor dat we spelletjes zoals een stok kaarten, dominostenen of een bordspel meenemen voor als het weer slecht is. Voor buiten kun je badminton of een voetbal meenemen.
Wat betreft de alcohol kun je vragen aan iedereen in de groep of ze wat mee kunnen nemen. Zorg ervoor dat je wel een beetje een verdeling maakt, zodat er voor iedereen iets lekkers te drinken is.
Het volgende lijstje is zeker geen overbodige luxe en je kunt het maar beter bij je hebben:
- Extra toiletpapier.
- Extra douche- en badlakens.
- Aluminiumfolie en de aluminium pannen van de appie. Deze maken het opruimen veel gemakkelijker en ze zijn goedkoop.
- Koffie, koffie, koffie! Als je aan het kamperen bent, kun je misschien niet de koffie die je gewend bent te drinken zomaar overal kopen, dus neem je eigen koffie mee.
- Borden, bestek en kookgerei. De spullen die op locatie staan, zijn waarschijnlijk van een lage kwaliteit, dus als je een groot menu plant, is het de moeite waard om in elk geval spullen bij je te hebben waarmee je uit de voeten kunt.
STAP 6: ZORG ERVOOR DAT JULLIE EEN GEWELDIGE TIJD HEBBEN
Als je eenmaal het vriendenweekend hebt gepland en alles hebt ingepakt, hoef je alleen nog maar plezier te gaan maken. Geniet van een weekendje weg, verken de omgeving en creëer een aantal geweldige herinneringen met je vrienden.
Houd er rekening mee dat het vast heel gezellig zal zijn, maar dat het ook kan gebeuren dat sommige mensen in de groep een beetje tijd nodig hebben om los te komen. Het is het beste om iedereen te respecteren en het in zijn eigen tempo te laten ervaren. Ik besteed het grootste deel van de dag aan het lezen van boeken terwijl andere daar juist geen interesse in hebben. Wanneer mensen elkaar niet respecteren, ontstaan er conflicten terwijl dit gemakkelijk kan worden vermeden.
Als je onze tips opvolgt zul je een geweldige tijd hebben! Welke tips heb jij voor mensen die een vriendenweekend willen gaan organiseren?
